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教你如何给招生官发邮件
发布时间: 2013-11-08 09:01

准备申请阶段少不了和学校的Admission Office打交道,而最常用的交流方式就是电子邮件。尽管回复邮件的招生官不一定就是负责录取的招生官,但是给学校留下好的第一印象还是非常重要的。那么,给学校发邮件有哪些技巧呢?

给学校发邮件的主题(subject)应该尽量简短,但最好不要空着不填。没有subject的邮件虽然不至于被忽略,但给人第一印象不是非常好,至少说明你没有花足够的心思在上面。如有紧急事情,建议使用urgent help之类的短语,简洁但很显眼。

在称呼上,首先要确定学校网站上的联系信息里有没有联系人的名字。如果有,强烈建议直接以该联系人姓名,比如Dear Mr. Barbrook代替泛泛的Dear Sir or Madam。当然,如果学校没有提供,则最好使用Dear Sir or Madam,或To Whom It May Concern。这里还有一个小技巧,一般大学工作和教职人员都有自己的邮箱,绝大多数和本人的姓氏有关,比如以姓氏和名字的部分组成。所以,当看到一个以某个人的名字命名的邮箱地址,那八成是这个人的工作信箱。

接下来是正文部分,还是一定要本着简练的目的。因为招生办公室的人一天都要看很多这样的来信,过于冗长繁琐的邮件让人本能反应就不舒服。而条理清晰、简洁明了的信会让对方在回答中透露出更多的信息。

正文的重点是逻辑清晰、条理清楚。这点不是很容易做到,因为一般我们有问题的时候才需要联系学校,而这种情况往往让我们心情焦虑,恨不得一下子把事情全部说清楚。但越这么想越容易把事情越说越糊涂。因此在写email前,应该把事情在脑子里理一遍,最好跳出来在旁观者的角度上看问题,前因后果都要想清楚。为什么会出现问题?它是什么原因造成的?一定要交代一下背景,如果一上来就是问题会让人摸不着头脑;但也不要走另外一个极端,在急急忙忙讲了一大堆事情后,什么问题都没问就结尾了。这样学校的负责人会不知所措,给出的建议的质量也要大打折扣。所以千万记得把事情陈述清楚以后,把问题清晰地罗列下来,这样方便别人一一作答,email的目的才能达到。

在罗列问题时候,最好也不要一股脑儿都搬上去,一下子十几条问题会吓倒对方的。最好的策略是,先从最紧要的问题开始,一封email最好不要超过3个问题。问题的归纳要注意条理,不要重复,具体而不要泛泛而谈。这样得到的答案才是最有效的。

记住在结尾部分另起一行写With my best regards。如果遇到逢年过节或者周末的,不要忘记加上一句Happy New Year或Have a good weekend,这样会让人觉得心情愉快。

一般英国的大学在回复email方面还是反应很快的,而且有调查表明新兴的大学在这方面尤其突出。在收到回复以后,不管有没有用最好都回信表示感谢。

另外在回信中可以继续探讨之前没有说清楚的问题。这时最好直接点“回复”键回复,这样原文会被自动引用在下面,有助于使招生官回忆起你的情况。因为学校每天处理大量这样的信件,招生官是很难记住每个人都有什么样的问题的。

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